PROJEKT MICHAŁ PAWLĘGA Scenariusz 1 : Projekt - co to takiego?

1.
Powitaj osoby uczestniczące, ewentualnie przypomnij obowiązujące w grupie zasady.

Przedstaw cel cyklu zajęć: nabycie podstawowych umiejętności w zakresie przygotowania projektów.
Nie przedstawiaj osobom uczestniczącym celu tych pojedynczych zajęć - może to zaburzyć proces przeprowadzenia ćwiczenia. (5 min)

2.
Gra „Zbierz punkty” - część I

Przygotuj 4 talie przetasowanych kart, zgodnie z instrukcją w części „Spis potrzebnych materiałów do wykorzystania podczas zajęć”.

Podziel osoby uczestniczące na 4 grupy: rozdaj przygotowane wcześniej cukierki w czterech kolorach, po jednym cukierku dla jednej osoby.

Poproś, by uczestniczki i uczestnicy podzielili się na grupy w zależności od koloru wylosowanego cukierka i zajęli miejsca przy wcześniej przygotowanych stołach.
Nie wyjaśniaj zasad gry!
Wręcz każdej grupie jedną talię kart.
Nie wyjaśniaj żadnych szczegółów, dotyczących liczby i układu kart.
Zaznacz, że do momentu, kiedy nie wypowiesz słowa „START”, karty nie powinny być dotykane.

Dopiero teraz powiedz, że celem ćwiczenia jest jak najszybsze podzielenie posiadanej talii kart pomiędzy osoby znajdujące się w grupie w taki sposób, by każda z nich zgromadziła identyczną liczbę punktów.
Liczba punktów przynależna danej karcie jest zależna od jej fgury.
Wyjaśnij, że as oznacza jeden punkt, „dwójka” dwa punkty, „trójka” trzy punkty itd.
Różnica w liczbie punktów, zgromadzonych przez poszczególne osoby w grupie nie może być większa niż jeden punkt.
Daj sygnał do rozpoczęcia gry, wypowiadając wcześniej ustalone słowo „START”.

Po 30 sekundach przerwij dzielenie kart w grupach.

Z dużym prawdopodobieństwem zadanie nie zostało wykonane – zabrakło czasu.

Dopilnuj, by karty w każdej z grup zostały zebrane, przetasowane i ułożone na środku stołu.
Zaznacz, że dopóki nie wypowiesz słowa „START” osoby uczestniczące nie powinny dotykać ponownie kart. (15 min)

3.
Przedstaw w formie mini wykładu uproszczony schemat cyklu projektu (materiał pomocniczy nr 1). (15 min)

4.
Gra „Zbierz punkty” - część II

Po zakończeniu mini wykładu wyjaśnij, że teraz osoby uczestniczące będą miały możliwość zaplanowania sposobu podziału kart, by każda osoba w grupie zgromadziła identyczną liczbę punktów, wykorzystując przedstawiony przez chwilą schemat.

Odpowiedz na pojawiające się pytania i wątpliwości.

Przed ponownym przystąpieniem do ćwiczenia daj grupom czas na naradzenie się i wybór strategii działania.

Po upływie około 5 minut sprawdź, czy wszystkie grupy są gotowe do kontynuowania.
Jeżeli tak – ponownie daj sygnał do rozpoczęcia gry poprzez wypowiedzenie słowa „START”.
Zaznacz, że tym razem czas na wykonanie ćwiczenia to 2 minuty.

Obserwuj uważnie grupy i zanotuj, w jakim czasie udało im się wykonać zadanie tym razem – daj im tyle czasu, ile będzie im potrzebne.

Po wykonaniu zadania poproś o ponowne złożenie i przetasowanie kart.

W trakcie trwania gry zapisz czas, w jakim poszczególne grupy ją ukończyły i podaj go po zakończeniu pracy we wszystkich zespołach.
Poproś grupy o ustalenie metody, dzięki której możliwe będzie skrócenie czasu wykonania zadania.
Przypilnuj, by żadna z grup nie dotykała kart przed podaniem sygnału „START”.

Po około 3-4 minutach ponownie rozpocznij grę.
Zapisz czas wykonania zadania w tym etapie gry.

Po ukończeniu pracy przez wszystkie zespoły porównaj go z poprzednimi wynikami.
Zaproś osoby uczestniczące do dyskusji. (15 min)

5.
Poproś grupę o podzielenie się swoimi spostrzeżeniami, dotyczącymi ćwiczenia.
Zapytaj:

• jak pracowało się uczestniczącym osobom w grupach?
  
• co decydowało o poprawności wykonania zadania?
  
• co ułatwiło wykonanie zadania? (20 min)
  

6.
Następnie podsumuj dyskusję, przedstawiając w formie mini wykładu podstawowe informacje o projekcie oraz jego cechach (materiał uzupełniający nr 2).
Zaznacz, że podczas kolejnych spotkań osoby uczestniczące będą wspólnie przygotowywać projekty, możliwe do realizacji w ich społeczności lokalnej. (15 min)

Wykonując skomplikowane zadania możemy działać spontanicznie lub też wcześniej zaplanować metodę ich wykonania. Działanie spontaniczne może wydawać się mniej absorbujące, gdyż nie wymaga poświęcenia czasu na planowanie, jednakże jego efekty nie zawsze będą takie jakich oczekujemy. Z kolei wykonanie zadań, które poprzedza planowanie zajmuje więcej czasu, jednak możliwe jest przemyślenie strategii działania, dzięki czemu z reguły udaje się osiągnąć zaplanowany efekt. Określając strategię działania, ludzie z reguły działają według następującego schematu:

Gdyby zespoły podczas pierwszej rundy gry działały według powyższego schematu, prawdopodobne jest, że udałoby się wykonać ćwiczenie poprawnie i w wyznaczonym na to czasie. Tak się jednak nie stało, dlatego, że nie były znane pełne warunki jego wykonania (np. liczba dostępnych w talii karty), nie było także czasu na przemyślenie i wybór strategii działania. Z dużym prawdopodobieństwem miało to wpływ na negatywny wynik – żadna z grup nie ukończyła ćwiczenia w czasie osiągając oczekiwany rezultat.

• nieprecyzyjne planowanie,
  
• niedostosowanie projektów do potrzeb odbiorców,
  
• niedoprecyzowanie działań,
  
• niewykorzystywanie doświadczeń własnych i innych z realizacji podobnych przedsięwzięć.
  

Do tej listy niedostatków dochodzą błędy popełniane podczas określania sposobu realizacji pomysłów, takie jak:

• brak strategii,
  
• niepełna analiza sytuacji,
  
• niewykonalność zaplanowanych działań,
  
• brak określenia budżetu spójnego z działaniami,
  
• niejasny lub brak terminarza pracy (harmonogramu).
  

Metodą wspierającą osoby planujące realizację swoich pomysłów jest metoda projektu. Pozwala ona zaplanować projekt przed przystąpieniem do realizacji, przewidzieć z wyprzedzeniem kwestie istotne dla powodzenia jego realizacji, a także wykorzystać doświadczenia zgromadzone przy realizacji podobnych działań w przeszłości.

Projekt to zorganizowany i ułożony w czasie (z określonym początkiem i końcem) ciąg wielu działań, zmierzający do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego wyniku, adresowany do wybranych grup odbiorców, wymagający zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków rzeczowych, ludzkich i fnanso-wych.

Dobrze przygotowany projekt charakteryzuje się następującymi cechami:

• ma cel,
  
• ma określoną grupę odbiorców, do których jest kierowany,
  
• składają się na niego konkretne zadania,
  
• ma określony harmonogram – terminarz realizacji,
  
• prowadzi do osiągnięcia z góry przewidzianych efektów,
  
• realizowane w jego ramach działania wymagają oszacowanych wcześniej nakładów i/lub pieniędzy,
  
• jest zadaniem zespołowym.
  

Podczas kolejnych spotkań będziemy wspólnie zgłębiać tajniki projektów, przygotowując jednocześnie projekty, możliwe do zrealizowania w naszej społeczności lokalnej.

Opracowanie własne
na podstawie: Podręcznik zarządzania projektami miękkimi, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa 2006

Defnicje

• Projekt
  zorganizowany i ułożony w czasie (z określonym początkiem i końcem) ciąg działań, zmierzający | do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego efektu, adresowany do wybranych grup odbiorców, wymagający 8 zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków rzeczowych, ludzkich i fnansowych.
  
  

Projekt jest realizowany przy wsparciu udzielonym przez Islandię,
Lichtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego
Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz budżetu
Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych.

PARTNERZY PROJEKTU